Здравствуйте! В этой статье поговорим о восстановлении бухгалтерского учета.
Сегодня вы узнаете:
- Зачем его нужно восстанавливать;
- Какие действия для этого нужно проделать;
- Какова стоимость таких услуг.
Бывают ситуации, когда работа бухгалтерского отдела требует вмешательства. А иногда требуется полное восстановление бухгалтерского учета. В каких случаях и для чего это делать, поговорим далее.
Что такое восстановление бухгалтерского учета
В понятие «восстановление» входят следующие составляющие:
- Процесс сортировки и обработки документации;
- Процедура восстановления данных по учету в бухгалтерском ПО;
- Осуществление анализа документов на соответствие законодательству;
- Проверка того, насколько правильно исчислялись налоговые платежи и составлялись декларации;
- Консультирование по вопросам дальнейшего ведения учета.
Когда требуется восстановление бухгалтерского учета
Необходимость восстановить бухгалтерский и налоговый учет за предыдущие периоды бывает связано с несколькими ситуациями:
- Частое изменение нормативных актов, регулирующих бухгалтерский учет;
- Отсутствие у бухгалтера времени на их изучение из-за большого объема работы;
- Частичная или полная утеря документации по разным причинам;
- Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником;
- Когда бухгалтерский учет не велся вообще;
- Произошли обстоятельства непреодолимой силы (пожар и так далее);
- Низкий профессионализм бухгалтера;
Кратко охарактеризуем каждый пункт.
Изменение нормативных актов
Действительно, законодательство меняется часто и порой у бухгалтера просто физически не хватает времени, чтобы следить за ними. Тогда об умысле здесь говорить не приходится.
Частичная или полная утеря документации
Причин, по которым часть документов может быть утеряна много. Произошли ли непредвиденные обстоятельства (пожар) или какие-то другие, учет все равно придется восстанавливать.
Порча документации или намеренное изменение данных уволенным сотрудником
Нередки ситуации, когда уволенный сотрудник из чувства глубочайшей обиды на бывшее руководство уничтожает либо меняет данные в бухгалтерской программе.
Все это несет за собой последствия не только для самой компании, но и для человека который придет на это место работать. Если он обладает достаточным профессионализмом, то, возможно, и выправит ситуацию сам, но чаще всего приходится обращаться к специалистам.
Если бухгалтерский учет не велся вообще
Возможно, это звучит нереально, но и сейчас есть компании, которые не уделяют должное внимание учету и отчетности. Данные фиксируются в простых тетрадях и это еще в лучшем случае.
Низкий профессионализм бухгалтера
Случается, что необходимость восстановления учета обнаруживает сам бухгалтерский работник. При формировании отчетности цифры расходятся друг с другом, невозможно свести баланс, в разноске ошибки.
Чаще всего, это следствие небольшого опыта работы, а не того, что бухгалтер плохой. А бывает и так, что ошибки в отчетности обнаруживают уже специалисты ФНС.
Последствия этого печальны. Восстанавливать учет они точно не будут. Закончится это может не просто штрафом, а уже следствием и судебным разбирательством.
Если в вашей компании ситуация именно такая, не дотягивайте до момента, когда придет налоговая проверка. Заказывайте аудит и приводите учет в порядок.
Что делать в каждом из описанных случаев? В любом из них учет придется восстанавливать. Вполне естественно, что во время этой процедуры может возникнуть ряд проблем.
Придется заниматься восстановлением утерянной документации, составлять заново или изменять существующую электронную базу данных. Все это занимает время, которого обычно и так не хватает.
Прежде всего стоит определиться, кто будет заниматься всей процедурой восстановления. На самом деле здесь не так уж и много вариантов.
Способы восстановить бух. учет: достоинства и недостатки
| Наименование способа | Достоинства | Недостатки |
| Полная смена штата бухгалтерии | Выплачивается фиксированная зарплата | Определить сразу, профессиональны ли эти люди, не получится |
| Привлечь к процессу консультанта | Нет | Нет гарантии получения результата |
| Обратиться к бух. фирме | Работают профессионалы, можно получить пояснения и обоснования ко всем данным | Часто высокая стоимость |
Из таблицы мы видим, что обращение к профессионалам несколько упрощает процедуру и дает гарантированный результат.
Последствия нарушения правил ведения бух. учета
Если организация или предприятие грубо нарушает порядок ведения бухгалтерского и налогового учета, постоянно нарушает сроки сдачи отчетности, ничем хорошим это не закончится.
Основная проблема не в налоговых платежах, которые придется вносить, а в том, что рано или поздно такая компания попадет под пристальное внимание контролирующих органов.
Следующее негативное последствие заключается в том, что если учет практически отсутствует, то контролировать наличие ТМЦ, финансовых средств и активов становится практически невозможно.
Также компания не может отстоять свою правоту, если возникнут спорные вопросы между ней и налоговыми органами. Руководству компании просто нечем будет аргументировать свою позицию.
Нужно помнить и о том, что ФНС может подвергнуть аресту все счета компании.
Кроме того:
- Возникают проблемы с кредиторами;
- Трудно отследить имущественное положение предприятия.
Трудности, которые могут возникнуть в процессе восстановления
- Процесс занимает длительное время: от 2 недель до нескольких месяцев;
- Увеличение суммы налогов (даже оплаченных) и заранее сумму просчитать трудно.
Кто принимает участие в восстановлении
- Сотрудники бухгалтерии, которые готовят, обрабатывают и проводят бухгалтерские документы;
- Специалисты по аудиту, которые ставят задачи и контролируют их выполнение (на соответствие закону);
- Специалисты по работе с налогами, которые проверяют отчетность на соответствии НК РФ.
С чего начинать процедуру восстановления в разных ситуациях
1. Если учет не велся вообще
Сначала восстанавливают количественный учет, полностью либо выборочно. Обычно это имеет отношение к торговым фирмам, складам, оптовым базам и подобному.
Проводится инвентаризации, составляются акты по их результатам. Часто это позволяет обнаружить не просто нарушения, но и хищения товаров.
Чтобы избежать сговора между проверяемыми лицами, стоит привлекать к инвентаризации ревизоров со стороны.
2. Если уволился бухгалтер
Для начала проводят инвентаризацию основных средств и устанавливают, все ли объекты фактически в наличии.
Затем проводят инвентаризацию ТМЦ, на всех складах и в подразделениях компании. Осуществляют ее прямым пересчетом. Причем это делают вместе с лицами, которые несут материальную ответственность.
Чтобы восстановить все расчеты с контрагентами, нужно обратиться в банковскую организацию, которая обслуживает компанию. Архив банка предоставит копии необходимых выписок.
Затем при необходимости нужно обратиться в ПФР, ФСС и другие органы, для получения необходимой информации.
3. Если документация утеряна
Процедура восстановления будет начинаться аналогично другим ситуациям, то есть с инвентаризации.
Затем по ее итогам составляется заключение или акт. Конечно, если документы отсутствуют частично – вариант более приемлемый для компании.
Иногда бывает достаточно побеседовать с работниками бухгалтерии и других финансовых служб компании. Многие из них делают по несколько копий всех документов, что может очень сильно помочь в сложившейся ситуации.
Типы услуг по восстановлению
- Полное восстановление;
- Восстановление отдельных проблемных участков учета.
5 шагов процедуры восстановления
Бухгалтерский учет восстанавливают пошагово. С каждым шагом ознакомимся подробнее.
Шаг 1. Проведение комплексного анализа объема работ
Чтобы предпринимать шаги для восстановления учета и отчетности, необходимо понять «масштаб трагедии». Этим безусловно, должны заниматься специалисты.
На данном этапе нужно проанализировать:
- Какие бухгалтерские документы есть у клиента;
- Провести диагностику не только бухгалтерского, но и налогового учета компании-заказчика.
Эти действия позволяют определить весь объем необходимых работ и сформулировать перечень основных задач.
Также в это время обговариваются все нюансы по сотрудничеству, клиент и исполнитель решают, чья территория больше подходит для работы с документацией.
В результате специалисты создают отчет, который покажет истинное положение дел в компании. Будут даны рекомендации по устранению обнаруженных ошибок.
После того как заказчик полностью ознакомится с отчетом, будет подписан договор о сотрудничестве и согласована стоимость оказания данной услуги.
Шаг 2. Процесс разработки плана мероприятий и его согласование
Когда специалисты ознакомятся с тем, какая ситуация сложилась в компании, будет начато составления плана мероприятий, который в итоге должен быть утвержден заказчиком.
Представим в виде таблицы
| № п/п | Что планируется | Сроки выполнения |
| 1 | Проведение проверки и оценка ситуации в бухгалтерском учете компании | 08.02-12.02.2019 |
| 2 | Проведение проверки наличия и ведения учета основных средств | 13.02-17.02.2019 |
| 3 | Проведение инвентаризации ТМЦ | 18.02-20.02.2019 |
| 4 | Составление отчетности по результатам проверок | 21.02-23.02.2019 |
Как видно из таблицы, в плане мероприятий фиксируют задачи и сроки их выполнения.
Шаг 3. Процесс реализации запланированных мероприятий, исправление ошибок
На данном этапе собирают все документы. Восстанавливают те, которые отсутствуют. На основании документов, которые были восстановлены, создаются новые регистры для учета.
После восстановления всей документации, составляют корректирующую отчетность.
Шаг 4. Процесс подготовки и сдачи откорректированных отчетов
Прежде чем готовить отчетность, сверяют расчеты с поставщиками и контрагентами, для того чтобы все остатки нашли свое подтверждение.
Затем, по данным, которые подверглись восстановлению, формируют нужные отчеты, заполняют декларации для ФНС. После этих мероприятий специалисты компании-исполнителя помогают сдать отчетность, занимаются урегулированием споров по штрафам.
Шаг 5. Процесс разработки рекомендаций для клиента
Как только будет выполнен весь запланированный объем работ, разрабатываются рекомендации, которые позволят клиенту в дальнейшем избежать ошибок и нарушений. Эти рекомендации чаще всего практические, а значит при точном следовании им проблем с бух. учетом не должно возникнуть.
Если обнаружено, что с бухгалтерским учетом компании есть проблемы, присутствуют пробелы в документации и отчетности и так далее. Как следствие – требуется его восстановление.
В этом случае стоит прислушаться к следующим советам специалистов:
- Заключайте договор о сотрудничестве только со специальными компаниями. Не стоит доверять процедуру восстановления «специалистам-одиночкам». Их услуги полезны чаще всего тем, кто работает по , а вот восстанавливать учет – не их профиль. Чтобы максимально обезопасить себя, нужно обращаться к профессионалам, которые обладают следующими преимуществами: заключают официальный договор, компенсируют возможные убытки, могут в дальнейшем осуществлять бухгалтерское сопровождение;
- Обращайтесь за независимыми бесплатными консультациями. Их, кстати, можно получить и бесплатно, например, если обращаться на онлайн-сервисы;
- Контролируйте ведение бухгалтерского учета в своей компании. Лучше всего это делать силами незаинтересованных специалистов со стороны. Это позволит исключить ситуацию, когда обнаруженные злоупотребления или нарушения просто замалчиваются. Использовать такой способ контроля стоит когда сам руководитель не имеет достаточных знаний в бух. учете либо ожидается проверка контролирующих органов.
Стоимость восстановления бухгалтерского учета
Цена на эту услугу напрямую связана с несколькими факторами:
- Объем работы, которую нужно выполнить компании-исполнителю;
- , по которой работает компания-заказчик;
- Ведет ли заказчик внешнюю деятельность по торговле;
- Есть ли у компании какие-либо кредитные обязательства;
- Срочность.
Восстановление налогового учета
Сейчас уделим время разговору о восстановлении налогового учета.Сразу оговоримся, услуга недешевая, но потери от неправильного ведения учета или от его отсутствия, больше в разы.
Период, за который налоговый учет нужно восстанавливать, зависит от того, насколько обширная проверка налоговыми органами предстоит компании. Если проверка выездная, то обычно проверяют период, который не превышает трех лет.
Причины восстановления
- Ошибочное ведение учета;
- Отсутствие налогового учета (частями или полностью);
- Были выявлены недостоверные данные;
- Аудиторская проверка выявила нарушения в отчетности.
Зачем восстанавливать
- Устранить имеющиеся ошибки;
- Избежать начисления штрафов и более серьезной ответственности;
- Сделать учет и отчетность более прозрачными;
- Избежать установления ограничений в работе компании, а часто и ;
- Чтобы планировать налоговые платежи.
Какое наказание грозит
- Штрафные санкции;
- Уголовная ответственность для руководителя (зависит от того, насколько часто и в каких объемах нарушались правила отчетности). На практике чаще всего к ней привлекают именно его. Но если будет привлечен главный бухгалтер, это только ухудшает ситуацию.
Когда определяется период восстановления учета, нужно помнить о сроках хранения документации по налоговому учету!
Процедура восстановления
Процедура достаточно трудоемкая, особенно если отсутствует документация за большой временной промежуток. Чаще всего этим грешат и .
Чтобы восстановить учет в полном объеме, заказчик должен предоставить исполнителю:
- Учредительную документацию;
- Ряд финансовых документов: ордера, счета-фактуры и прочее.
Специалисты компании-исполнителя изучают их, выясняют, насколько велика необходимость в восстановлении данных.
Остальные шаги следующие:
- Проведение сверки налоговых начислений;
- Установление уже уплаченных налогов;
- Описание ошибок и их устранение;
- Проверка налоговых недоимок, их погашение;
- Создание дополнительных регистров учета (если нужно);
- Составление отчетности с исправлениями, согласование ее с руководителем компании;
- Сдача отчетности в налоговую.
Работы по восстановлению должны проводиться комплексно!
Заключение
Итак, подведем итоги. С основными нюансами восстановления бухгалтерского и налогового учета мы ознакомились сегодня.
Выяснили, какие шаги нужно сделать, чтобы исправить допущенные ошибки, как правильно подобрать компанию для выполнения подобных задач.
Но лучшим вариантом будет – избегать ситуаций, подобных тем, что описаны в статье. Это поможет вести бизнес без глобальных проблем, абсолютно открыто и прозрачно.
Каждое коммерческое предприятие взаимодействует с контрагентами. От эффективности данного взаимодействия во многом зависит финансовое состояние предприятия. Контрагенты формируют портфель заказов, поставляют материалы, оказывают услуги производственного, информационного характера и др. В российских условиях взаимоотношения предприятия с контрагентами усложняются нестабильностью экономической ситуации в стране, отсутствием этики ведения бизнеса, низкой степенью надежности поставщиков и заказчиков, нестабильностью собственного финансового состояния и многими другими внешними и внутренними факторами.
В результате взаимодействия с контрагентами у предприятия формируется , которая является составным элементом оборотного капитала
. Оборотный капитал, в свою очередь, выступает фактором, определяющим финансовую устойчивость и уровень конкурентоспособности хозяйствующего субъекта.
Следовательно, правильно выстроенные взаимоотношения с контрагентами могут существенно повлиять на финансовое благополучие предприятия.
В настоящее время организация расчетов с контрагентами остается проблемой российских предприятий. Покупатели и заказчики часто задерживают оплату поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. У самого предприятия из-за неэффективной бюджетной политики также зачастую формируются обязательства перед поставщиками и подрядчиками. К сожалению, подобного рода ситуации неизбежны даже в условиях стабильной экономики и высокой культуры предпринимательской деятельности, для российских же предприятий подобные ситуации начинают носить будничный характер. В связи с этим, чтобы защитить свое предприятие от снижения деловой активности, нужно выработать политику ведения расчетов с контрагентами, составлять предварительные бюджетные планы на будущие периоды, создавать резервные фонды, предназначенные для стабилизации возникших неоплат, и, конечно же, систематически проводить ревизию дебиторской и кредиторской задолженности.
Кризисные условия российской экономики поставили субъекты предпринимательства перед необходимостью активного поиска резервов устойчивого функционирования бизнеса. Реализация системного подхода к экономическому анализу дебиторской и кредиторской задолженности поможет заинтересованному пользователю принимать более обоснованные управленческие решения. А разработка стратегии управления долгами предприятия позволит в перспективе своевременно и в полном объеме выполнять свои обязательства и, как следствие, повысить не только финансовую устойчивость предприятия, но и его имидж в деловых кругах.
Анализ расчетов с контрагентами, проведенный в ряде строительных организаций, показал, что существуют типичные недостатки расчетов с контрагентами.
Так, одним из недостатков является несвоевременность подписания дополнительных соглашений
. Этот недочет может повлечь за собой следующее:
- во время налоговой проверки отсутствие конкретного документа повлечет за собой наложение налоговых санкций;
- при возникновении разногласий между организацией и заказчиком подписанный договор (дополнительное соглашение) может послужить основой для их устранения;
- отсутствие подписанного договора (дополнительного соглашения) может повлечь за собой злоупотребление сторонами своими обязанностями;
- приступая к выполнению работ, для удобства организации бухгалтерского учета в бухгалтерии необходимо регистрировать номер заказа, на который в дальнейшем происходит списание материалов и других расходов, а также поступление денежных средств и реализация работ.
Несвоевременность заключения дополнительных соглашений вполне объяснима, так как потребность в выполнении дополнительных работ часто возникает в ходе реализации основных. В результате, например, в строительстве бригада, работающая на соответствующем объекте, зачастую просто продолжает строительство. Вся ответственность за составление и подписание дополнительного соглашения лежит на менеджере, курирующем объект, поскольку в его обязанности входит координация всех работ.
Также выявлены ошибки в оформлении первичной документации
, подтверждающей покупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оказание услуг производственного и общехозяйственного характера сторонними организациями, оказание услуг субподряда, и первичной документации, подтверждающей выполнение строительных работ.
Наиболее часто встречаются следующие ошибки:
1) отсутствие соответствующих расчетам платежных документов;
2) ошибки в оформлении платежных документов: выделена сумма НДС отдельной строкой в платежных поручениях на оплату услуг поставщика на поставку периодических изданий и др.;
3) отсутствие реестра заключенных договоров с контрагентами;
4) некоторое расхождение при составлении актов сверки с поставщиками. Типичные причины таких несоответствий связаны с тем, что сотрудники отделов снабжения не представляют данные документы в бухгалтерию, бухгалтерия же не проводит своевременной сверки с поставщиками;
5) документы подшиваются в форме документов, переданных по факсу, не имеют печатей и подписей;
6) в учетной политике часто отсутствует указание периодичности проведения сверки с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками.
При проведении аудиторских проверок только за один месяц в 40% принятой первичной документации обнаружены погрешности в оформлении. Это говорит о том, что либо бухгалтер-материалист не обращает должного внимания на оформление документов, либо не до конца осведомлен о правилах их оформления. В связи с этим в первую очередь бухгалтер-материалист должен ознакомиться с Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". На основе изученной информации необходимо устранять ошибки в документации предыдущих периодов и внимательно отслеживать вновь поступающие документы.
Возникает просроченная задолженность и по налогам
. Это приводит к выставлению инкассовых поручений на расчетные счета организации, их последующий арест и взыскание задолженности в судебном порядке.
Анализ первичных документов выявил такие наиболее распространенные ошибки:
1. В счетах-фактурах, выставляемых организацией на реализацию, не указаны:
- адрес и идентификационные номера покупателей;
- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых платежей;
- наименование выполненных работ в выданном счете-фактуре не соответствует наименованию работ, указанному в договоре.
2. В счетах-фактурах, полученных организацией на приобретение ТМЦ, отсутствуют:
- адрес и идентификационные номера поставщика и покупателей;
- наименование и адрес грузополучателя и грузоотправителя.
При проверке формирования отчетности по НДС выявлено, что в налоговые органы не представляются уточненные декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС). Необходимость в них возникает в связи с тем, что ряд накладных и счетов-фактур за отчетный период поступают в бухгалтерию уже после 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Данные документы приходуются по факту их поступления.
Перечисленные ошибки, выявленные при расчетах с контрагентами, систематизированы в табл. 1.
Таблица 1. Ошибки в учете и их влияние на деятельность организаций
|
Ошибки в учете, выявленные |
Влияние на деятельность организации |
|
1. Несвоевременность подписания |
Наложение соответствующих санкций со |
|
2. Ошибки в оформлении первичной |
Первичные документы могут быть не |
|
3. Возникновение просроченной |
Отвлечение денежных средств из оборота |
|
4. Возникновение просроченной |
Возможность выставления судебного иска |
|
5. Возникновение просроченной |
Принудительное взимание налога, арест |
|
6. Не сданы уточненные декларации |
Пересчет налога при налоговой проверке, |
Рекомендации по улучшению практики расчетов с контрагентами сводятся к следующему. Ответственным лицом в случае возникновения нарушения в виде несвоевременного подписания дополнительных соглашений и договоров является менеджер, курирующий объект. В связи с этим необходимо установить жесткие сроки (табл. 2), в течение которых менеджер должен организовать подписание соответствующих документов и разработать систему санкций за их нарушение.
Таблица 2. Сроки представления подписанных с заказчиками договоров (дополнительных соглашений) в бухгалтерию
При нарушении установленных сроков менеджер должен в письменном виде представить объяснение причин данного нарушения (табл. 3) и обозначить срок представления договора (дополнительного соглашения).
Таблица 3. Причины нарушения сроков представления подписанных заказчиком дополнительных соглашений
При отсутствии заключенного дополнительного соглашения с заказчиком вина возлагается на бухгалтерию, которая подписала обходной лист, не потребовав у менеджера сдачи документов. В таком случае ответственность за подписание соглашения перекладывается на менеджера, которому этот объект был перепоручен.
Для устранения погрешностей в оформлении рекомендуется следующее:
- назначить бухгалтера-материалиста, который занимается введением в соответствующие регистры программы "1С" первичной документации, подтверждающей покупку ТМЦ, оказание услуг и т.д., ответственным за соблюдение правильности их оформления. Так, при обнаружении ошибки ответственное лицо обязано связаться с поставщиком и потребовать замены неверно оформленного документа; документ с ошибками бухгалтер-материалист должен подшить в книгу покупок, пометив его для дальнейшей замены при поступлении исправленного документа;
- обратить внимание сметчиков, которые занимаются выставлением актов, на то, что наименование работ, указанных в актах, должно строго соответствовать наименованию работ, названных в договоре;
- назначить заместителя главного бухгалтера, который занимается выставлением первичной документации заказчику, ответственным за соблюдение правильности ее оформления. Документы необходимо выписывать только на основании договора, что позволит фиксировать в первичной документации наименование работ, точно согласуя их с работами, прописанными в договоре, также позволит отследить возможность расхождения суммы реализации со стоимостью договора.
Дополнительную проверку оформления входящей и исходящей первичной документации может осуществлять главный бухгалтер при формировании книги продаж и книги покупок.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности показал, что часто имеются просрочки по этим видам задолженности. Для регулирования расчетов с покупателями и заказчиками главному инженеру и менеджерам рекомендуется ежемесячно формировать график ожидаемых оплат, на основе которого сотрудники бухгалтерии будут проводить ревизию задолженности покупателей и заказчиков. Пример данного графика по задолженности представлен в табл. 4.
Таблица 4. График расчетов покупателей и заказчиков
|
Заказчик |
Авансовый платеж |
Промежуточный платеж |
Окончательный расчет |
|||
|
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
||
|
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
||
|
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
Дата/сумма |
||
Если заказчик имеет задолженность, просроченную более чем на один месяц, и объем задолженности достаточно велик, то это говорит о том, что сформированная им задолженность вносит значительный вклад в общую дебиторскую задолженность организации. Следовательно, необходимо принять кардинальные меры по ее возмещению.
Если заказчики имеют задолженность, просроченную на одну-две недели, то с данными заказчиками нужно провести оперативную работу и выявить причины задержки, а также уточнить ожидаемые сроки оплаты.
Ответственность за регулирование расчетов с поставщиками и подрядчиками возлагается на бухгалтера-материалиста, который ежедневно обязан обновлять данные, представленные в оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 "Расчеты с поставщиками и заказчиками"
. Также им ежемесячно должны запрашиваться акты сверок от наиболее крупных поставщиков, с более мелкими поставщиками можно проводить сверку раз в квартал.
Перечисленные рекомендации по улучшению практики расчетов с контрагентами представлены в табл. 5.
|
Влияние на финансовый результат |
|
|
1. Установление сроков подписания |
1. Сокращение издержек по уплате |
|
2. Назначить бухгалтера-материалиста |
Снижение затрат на выплату штрафных |
|
3. Назначить заместителя главного |
|
|
4. Главный инженер и менеджеры |
|
|
5. Ответственность за регулирование |
Сокращение объема просроченной |
|
6. Анализ задолженности по налогам и |
Возможность избежать выставления |
Прямого ответа на этот вопрос нет в действующем законодательстве, тем не менее исходя из самой практики можно назвать сразу несколько причин, почему бухгалтеру не стоит пренебрегать указанным мероприятием. Предлагаем начать с сущности активов и обязательств, по которым проводится сверка с контрагентами, после чего перейти к самому мероприятию и его последствиям для бухгалтерского и налогового учета.
Несколько слов о «дебиторке» и «кредиторке» с позиции права
Любая задолженность при осуществлении предпринимательской деятельности связана с принятием лицами определенных обязательств: совершить какое‑то действие либо воздержаться от него. Заключая договор, каждая из сторон выступает не только в качестве должника, но и в роли кредитора, который имеет право требовать встречного действия от другой стороны. Обязательства могут возникнуть как из договора, так и по иным основаниям, например, вследствие причинения вреда (п. 2 ст. 307 ГК РФ).Дебиторская задолженность дает право требования организации к третьим лицам по не исполненным ими обязательствам, а кредиторская, наоборот, вменяет ей обязанности по выполнению собственных обязательств. В таблице на стр. представлены примеры «дебиторки» и «кредиторки», которая может быть в балансе автономных учреждений.
По общему правилу возникшие обязательства прекращаются их исполнением. Если это не представляется возможным, прекратить обязательство можно:
по соглашению сторон - исполнением отступного, заменой другим обязательством (новация);
- по решению одной стороны - прощением долга, зачетом встречного однородного требования;
- по не зависящим от сторон обстоятельствам - вследствие невозможности исполнения обязательства, на основании акта государственного органа и в силу ликвидации юридического лица.
| Виды задолженности АУ | |||
| Дебиторская | Кредиторская | ||
|
- выданные поставщикам и подрядчикам авансы; Задолженность персонала компании по подотчетным суммам, полученным ссудам (займам); Не погашенные виновными лицами суммы потерь и недостач; Суммы переплаты по налогам и сборам |
- долги перед поставщиками и подрядчиками; Полученные авансы от покупателей; Обязательства по расчетам с бюджетом и фондами по налогам и сборам; Задолженность перед персоналом по оплате труда; Долги перед другими контрагентами |
||
Кроме того, задолженность может быть продана или переведена на другое лицо при согласии последнего. Бухгалтеру нужно обратить внимание на все случаи, в каждом из которых прекращение обязательства является основанием для списания его с учета.
Если ни один из этих случаев не наступил, а обязательство не исполнено, то задолженность может быть списана по истечении срока исковой давности, который установлен Гражданским кодексом и составляет три года. Его начало определено сроком исполнения обязательств, который указывается при заключении договора (п. 2 ст. 200 ГК РФ). Если дата исполнения обязательств в договоре не прописана, необходимо исходить из разумного срока, по истечении которого должнику даются семь дней для исполнения предъявленного кредитором требования (ст. 314 ГК РФ).
Ошибкой будет считать, что после истечения срока исковой давности кредитор не может потребовать исполнения обязательства (ведь срок исковой давности его не прекращает). Такое право у кредитора есть, но реализовать его можно только во внесудебном порядке. В этом случае шансов взыскать задолженность значительно меньше. А потому кредитору нужно принять меры по взысканию задолженности до истечения срока исковой давности.
Должнику могут быть направлены претензия, акт сверки расчетов и иные документы. Если после этого должник уплачивает долг полностью или частично, направляет письмо об отсрочке платежа или совершает иные действия, свидетельствующие о признании долга, то срок исковой давности прерывается, а затем начинается заново (ст. 203 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписании нерадивым должником акта сверки. После его подписания срок исковой давности начинает течь заново, а время, прошедшее до указанного перерыва, в новый исковой срок не засчитывается.
Исходя из всего перечисленного на основании истечения срока исковой давности бухгалтер имеет право списать сумму дебиторской задолженности в бухгалтерском и налоговом учете не ранее чем по прошествии трех лет с даты последней сверки по этой задолженности (Письмо Минфина РФ от 10.07.2015 № 03‑03‑06/39756). Аналогичный вывод справедлив также и в части кредиторской задолженности, которую налоговые органы могут потребовать включить в состав прочих доходов. Между тем в отсутствие актов сверки и первичных документов невозможно сделать вывод о периоде возникновения задолженности и дате начала течения срока исковой давности (Постановление ФАС УО от 25.11.2010 № Ф09-7954/10‑С2). Отметим: вывод сделан в целях применения бухгалтерского и налогового законодательства в основном исходя из положений гражданского права.
Как провести сверку расчетов?
К сожалению, в нормативных актах по данному мероприятию мало указаний. Мы бы выделили проведение сверки в рамках инвентаризации, что регламентировано Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания). Из них следует, что основной целью инвентаризации расчетов является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения. Для этого проверяется обоснованность сумм задолженности по расчетам с поставщиками и заказчиками, бюджетом и внебюджетным фондами, работниками и подотчетными лицами, другими дебиторами и кредиторами. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженностей, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженностей, по которым истекли сроки исковой давности.В ходе инвентаризации наличие кредиторской и дебиторской задолженностей должно быть подтверждено документами, например:
договором с поставщиком или заказчиком;
- актом приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг, накладной на отгрузку материальных ценностей;
- иными, в частности, платежными документами на перечисление аванса поставщику, не выполнившему своих обязательств, актом сверки задолженности.
Является ли акт сверки первичным документом?
За ответом обратимся к Инструкции № 157н . В документе сказано, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. То есть «первичка» подтверждает совершение операции, которая приводит к изменению данных об активах и обязательствах, доходах и расходах учреждения. Сам по себе акт сверки расчетов не свидетельствует о совершении подобной операции, изменяющей финансовое положение проводящих сверку сторон. Поэтому у бухгалтера не возникает обязательств по отражению на его основании бухгалтерских проводок. Отсутствие принадлежности акта сверки расчетов к первичным документам подтверждается еще и перечнем обязательных реквизитов таких документов, приведенным в п. 7 Инструкции № 157н.Содержание факта хозяйственной жизни и величину его натурального и (или) денежного измерения (с указанием единиц измерения) для акта сверки проблематично установить, поскольку в нем отражаются расчеты по нескольким хозяйственным операциям, которые должны подтверждаться своей отдельной «первичкой». Акт сверки по своей сути больше напоминает обобщающий учетный регистр, составляемый двумя сторонами. Неспроста в перечне форм учетной документации, применяемой государственными и муниципальными учреждениями (Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), отсутствует акт сверки расчетов, что лишь подтверждает выраженную нами позицию.
В силу положений ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» акт сверки взаимных расчетов не является документом первичного учета и не относится к документам бухгалтерской отчетности (Письмо Росприроднадзора от 17.02.2015 № ОД-06‑01‑26/2389).
Приведем примеры из арбитражной практики. В Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 № Ф01-2768/2016 рассматривался спор о взыскании задолженности за проданный товар. Однако материалы дела не подтвердили возникновение такой задолженности. Товарные накладные ответчиком не подписаны (и, как следствие, не являются надлежаще оформленными); каких‑либо иных документов, свидетельствующих о поставке (перемещении) товара по указанным накладным, не представлено. Составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара.
Аналогичные выводы сделаны в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 № А19-11729/2012. Из акта инвентаризации расчетов с покупателями, справки о кредиторской задолженности, книг продаж, расшифровок дебиторской и кредиторской задолженности невозможно установить даты возникновения обязательств. Ссылки на счета-фактуры (являющиеся документами, необходимыми для налогового учета при исчислении НДС) в отсутствие первичных документов не подтверждают даты фактической реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).
Значит, рассматриваемый документ не является первичным, служащим основанием для отражения хозяйственной операции в учете автономного учреждения. Тем не менее это та бумага, которая служит для проведения «бухгалтерской» процедуры, в ходе которой обнаруживаются неучтенные или неправильно отраженные поставки (оплаты). На них составляются (исправляются) первичные подтверждающие их документы, в то время как акт сверки лишь выявил недочеты по отправлению и оформлению операций.
Как выглядит акт сверки?
В связи с тем, что акт сверки расчетов с контрагентами не относится к первичным документам, бухгалтер вправе составить его в произвольной форме с удобными для себя реквизитами. Как правило, их набор минимален, что доказывают предусмотренные во многих программно-прикладных продуктах готовые документы - акты сверки. Они включают данные о контрагенте, с которым проводится сверка, а также даты, номера первичных документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций, включая суммы, на которые они были осуществлены при совершении сторонами сделки.Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов:
Акт сверки
взаимных расчетов
за период с 01.08.2016 по 31.08.2016
между АУ «Центр социальных услуг»
и ООО «Коммерческое предприятие»
по договору от 01.02.2016 № 10
Автономное учреждение «Центр социальных услуг», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице руководителя Иванова А. С., действующего на основании Устава, и общество с ограниченной ответственностью «Коммерческое предприятие», именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице директора Петрова М. В., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки расчетов к договору поставки от 01.02.2016 № 10 о нижеследующем.
По данным Покупателя, руб. | По данным Поставщика, руб. |
||||||
Дата | Документ | Дебет | Кредит | Дата | Документ | Дебет | Кредит |
Сальдо начальное | Сальдо начальное | ||||||
Платежное поручение | Платежное поручение | ||||||
Платежное поручение | Платежное поручение | ||||||
Накладная | |||||||
Сальдо конечное | Сальдо конечное | ||||||
Есть расхождение между учетными данными Поставщика и Покупателя. Сумма задолженности по договору, имеющаяся на 01.09.2016 и равная 80 000 руб. (восемьдесят тысяч рублей), подтверждена только ООО «Коммерческое предприятие».
В представленном примере мы намеренно отразили расхождение данных поставщика и покупателя, чтобы разобраться с дальнейшим порядком действий сторон.
Каковы действия после подписания акта сверки?
Очевидно, ответ зависит от того, насколько «точно» сверились партнеры. Если расхождений нет, то обеим сторонам можно ничего не делать и забыть о сверке до проведения ее в следующий раз. Если же данные сторон не сходятся, нужно найти причину и того, кто допустил ошибку. Обратимся к представленному выше акту сверки: с большой вероятностью расхождение допущено по вине АУ, причем не бухгалтера, а лиц, которые получили товары поставщика, но не передали в бухгалтерию документы. Без них хозяйственная операция (отгрузка) не может быть отражена, в связи с чем не показано и корреспондирующее с отгрузкой обязательство по оплате поставленных товаров.В такой ситуации бухгалтеру АУ нужно получить от коллеги из ООО не дошедшие ранее документы на состоявшуюся отгрузку товаров и отразить на их основании данную хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. После этого следует сформировать в программе новый акт сверки и отправить его на согласование партнеру. При отсутствии расхождений сверку можно считать законченной, а обязательства - сверенными. Но не исключено, что АУ может не подтвердить отгрузку и оприходование товаров, если, например, они оказались некачественными. Тогда акт подписывается с разногласиями, которые решаются в претензионном порядке (до суда или в суде). После разрешения разногласий проигравшая спор сторона вносит у себя изменения в учет, исходя из тех данных, которые подтверждены и обоснованы выигравшей спор стороной.
Где еще может пригодиться акт сверки?
Оказывается, он может помочь не только восстановить расчеты с контрагентом, но и обосновать и правильно насчитать штрафные санкции в случае неисполнения партнером своих обязательств. Напомним: согласно п. 1 ст. 330 ГК РФ неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.Датой получения доходов в виде штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных или долговых обязательств, а также в виде сумм возмещения убытков (ущерба) является дата признания их должником либо дата вступления в законную силу решения суда. Если кредитор учитывает данные суммы на дату их признания заемщиком, документом, свидетельствующим о признании должником обязанности по уплате кредитору в полном объеме либо в меньшем размере штрафов, пеней, иных санкций за нарушение договорных обязательств, может являться двусторонний акт, подписанный сторонами (соглашение о расторжении договора, акт сверки и т. п.) (письма ФНС РФ от 10.01.2014 № ГД-4-3/108@, Минфина РФ от 30.10.2014 № 03‑03‑06/1/54946).
При отсутствии подписанного акта сверки или же полной либо частичной фактической уплаты кредитору сумм санкций, свидетельствующих о признании должником обязанности по уплате штрафов, пеней, иных санкций, основания для признания соответствующих сумм в составе доходов кредитора отсутствуют (Письмо ФНС РФ от 23.06.2016 № СД-4-3/11239@). Следовательно, должник в такой ситуации может предъявить претензии по правильности расчета и применения штрафных санкций.
Итак, мы рассмотрели несколько ситуаций, в которых может пригодиться акт сверки расчетов. Рекомендуем проводить не выборочную, а периодическую сверку (например, раз в месяц или раз в квартал). Это поможет не затягивать с выявлением ошибок в расчетах и своевременно их исправлять, не доводя дело до разбирательств во внесудебном или судебном порядке. А принципиальное непроведение сверки расчетов может привести к недостоверности информации о дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учете и отчетности автономных учреждений. А потому советуем бухгалтеру все же сверять расчеты с партнерами, что поможет вести хозяйственную деятельность в рамках доверительного, взаимовыгодного сотрудничества.
"Наш контрагент-покупатель запросил у нас первичные документы за весь 2014 год (документы у них сгорели) поэтому запросили заново. У нас директор сменился в декабре 2014 года и подписывать документы за старого директора отказывается. Документы ТТН и ТОРГ-12. Как нам правильно оформить их?
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух, Системы Юрист, Системы Главбух ВИП-версия
1. Ситуация: Как поступить, если первичные документы утеряны
Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи.* Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .
Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.
Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить ответственность .
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Ситуация: Как восстановить финансовые документы
Для восстановления финансовых документов нужно обратиться с письменным запросом в банк, который обслуживает организацию за выпиской о проведенных операциях по расчетному счету (по поступлению и списанию средств) и копиями платежных поручений. На основе этих документов можно восстановить бухучет движения средств по расчетному счету, а также составить список контрагентов, расчеты с которыми осуществлялись через банк.
Кроме того, организация может обратиться с письмом к контрагентам с просьбой представить копии договоров, накладных, счетов, счетов-фактур и т. д.* Для получения копий утерянных отчетов и налоговых деклараций организация также может обратиться в налоговую инспекцию, приложив подтверждающие документы официальных органов и акт комиссии с перечнем потерянных документов и указанием причин их утраты.
После получения всех копий документов организация должна сделать оригиналы собственных первичных документов и сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухгалтерского и налогового учета.*
Максим Козлов, заместитель начальника юридическогоотдела ООО «Газпром межрегионгаз Белгород»
Наталья Шмакова, старший эксперт ЮСС «Система Юрист», кандидат юридических наук
Анна Широкова, старший юрисконсульт крупной FMCG компании (до 2014 года – юрист ЗАО «Л"Ореаль»)
3. Статья: «…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»
«…Летом переезжали в новый офис и по вине грузчиков потеряли коробку со счетами-фактурами за прошлый год. Попросили поставщиков восстановить документы. Одни распечатали дубликаты из программы, и на них расписались новые сотрудники, так как старые уже уволились. Другие контрагенты сделали копии со своего экземпляра и заверили их. На выездной проверке налоговики сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. По мнению инспекторов, необходимы оригиналы, ведь НК РФ не разрешает вычеты по дубликатам. Получается, что при утрате бумаг вычеты сгорают, но разве это законно?..»
Из письма главного бухгалтера Светланы Апраксиной, г. Москва
Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.
Наталья Ежова, советник государственной гражданской службы 3-го класса:
НАЛОГОВИКИ
Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.
Евгений Артемьев, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса:
Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.
Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:
НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ
Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.*
Марина Марчук, налоговый юрист компании «Дебет-нота»:
Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.
Мария Грамотеева, эксперт отдела бухучета и налогообложения «УНП»:
НАШЕ МНЕНИЕ
Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение - подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.
4. Статья: Налоговики подсказали, как восстановить первичку
Компаниям стоит хранить переписку с контрагентами по поводу восстановления утраченных первички и счетов-фактур. Эти документы могут понадобиться на проверке. Такой вывод следует из постановления Арбитражного суда Московского округа от 22.09.14 № А40-41982/2013 , которое опубликовало столичное УФНС на сайте nalog.ru/r77 .
В решении суд поддержал доначисления более чем на 100 млн рублей. Компания не смогла подать счета-фактуры на проверку и объяснила, что их похитили. Восстановленные бумаги она представила уже в суд. Но судьи не приняли документы, так как некоторые контрагенты на момент восстановления бумаг уже были ликвидированы, другие не подтвердили, что компания к ним обращалась. Главное, что у самой организации не сохранилось никаких «доказательств совершения действий по восстановлению документов»: переписки с контрагентами, квитанций о направлении им писем и др. Учитывая успех налоговиков в данном деле, теперь московские инспекторы могут просить такие подтверждения, поэтому их стоит сохранять. А все просьбы контрагентам выдать дубликаты первички безопаснее направлять в письменном виде по почте, факсу или электронке.*
С уважением,
Николай Седов, эксперт Системы Главбух.
Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,
ведущим экспертом Системы Главбух.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу:
О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый.
Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Сроки хранения документов должны соблюдать все. Поэтому вам, как и другим «упрощенцам», при утрате документов придется выполнить описанные в статье действия.
Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В статье пойдет речь о том, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.
Как восстановить утраченные документы
Какие документы нужно восстановить при их пропаже
Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек. В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень. Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.
Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя (п. 1 ст. 113 НК РФ)?
Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами - остатки числятся, а что за объекты - неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.
Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.
Что предпринять, если документы утрачены
Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.).
Памятка
Если документы утеряны из-за чрезвычайного обстоятельства, обязательно получите справку уполномоченного органа о происшествии.
В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа.
После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены.
Для справки
Чтобы определить, какие документы необходимо восстановить, создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию и составит список утраченной документации.
Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению.
Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.
Не понадобится инвентаризация и в случае, если утеряны документы на бумаге, но сохранились регистры в электронном виде. Для «упрощенцев» главным регистром является Книга учета, и многие заполняют ее именно на компьютере. А значит, велика вероятность, что при утрате бумажной документации она окажется в порядке. В ней будут отражены все хозяйственные операции, и вы не только сможете определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.
Как бумаги восстановить
Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» - постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.
Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.
Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок
Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.
Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.
«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Образец запроса приведен на рис. 2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.
Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов
Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.
Нюансы, требующие особого внимания
1. Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.
2. Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.
3. Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.